|
|
|
สำนักคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยมหิดล Mahidol University Computer Center (MUCC) การจัดระบบเอกสารของหน่วยงานราชการของหน่วยงานราชการในปัจจุบัน เมื่อมีเอกสารผ่านเข้า-ออก จะใช้ระบบการบันทึกลงบนสมุดทะเบียนรับ-ส่ง เพื่อเป็นการควบคุมการจัดการเอกสาร จากนั้นนำเสนอต่อผู้บังคับบัญชาเพื่อพิจารณาสั่งการต่อไป ซึ่งในขั้นตอนการปฏิบัตินั้น มักจะเกิดปัญหาอยู่เรื่อยๆ เช่น เอกสารส่งล่าช้า เอกสารสูญหาย ไม่ถึงหน่วยงานผู้รับปลายทาง ไม่สามารถที่จะติดตามเอกสารได้ ค้นหาสำเนาต้นเรื่องไม่พบ เนื่องจากขาดการควบคุมเรื่องการจัดเก็บรักษา หรือใช้เวลาในการค้นหา ติดตามมาก ทำให้งานล่าช้า และบางครั้งก็ส่งผลกระทบให้การปฏิบัติงานผิดพลาดได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในหน่วยงานใหญ่ ยิ่งจะประสบปัญหามาก เพราะปริมาณเอกสารที่เข้า-ออก ในแต่ละวันมีจำนวนมากตามไปด้วย สำหรับมหาวิทยาลัยมหิดลนั้น มีจดหมายและเอกสารที่ต้องส่งต่อ และกระจายให้ทั่วถึงกัน ในแต่ละปีกว่า 300,000 ฉบับ ประกอบกับสภาพภูมิศาสตร์ ที่แบ่งเป็นวิทยาเขต ก็ส่งผลให้การจัดการระบบเอกสาร มีปัญหาหลากหลาย และเมื่อสำนักคอมพิวเตอร์ ได้ดำเนินการติดตั้งเครือข่ายสื่อสาร MUC-Net และระบบ Intranet แล้วเสร็จ สำนักคอมพิวเตอร์ จึงได้จัดทำโครงการระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของมหาวิทยาลัยขึ้น โดยใช้เครือข่าย MUC-Net และระบบ Intranet เป็นฐานสนับสนุนการใช้งานระบบเอกสาร และได้ดำเนินการจัดซื้อ software Lotus Notes มาประยุกต์ใช้งาน ซึ่งในขณะนี้ได้ประยุกต์ software ให้เหมาะสมกับระบบเอกสารของมหาวิทยาลัยเรียบร้อยแล้ว โดยโปรแกรมดังกล่าวสามารถจัดส่งเอกสาร และส่งต่อได้อย่างรวดเร็ว บันทึก จัดเก็บอย่างเป็นระบบ เพื่อการติดตามค้นหาในภายหลัง และประโยชน์ที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือ การนำเอาระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาใช้งานนั้น จะช่วยลดการใช้กระดาษไปเป็นจะนวนมหาศาล รวมทั้งลดปริมาณขยะในสำนักงานได้อย่างมากในขณะเดียวกัน
National Electronics and Computer Technology Center (NECTEC) ศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์ และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ ทางศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์ และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ (NECTEC) นั้น เป็นหน่วยงานที่มีขนาดใหญ่ การจัดดำเนินการ เกี่ยวกับเรื่องเอกสารนั้นทำไปด้วยความล่าช้า เนื่องจากว่าแต่ละหน่วยงานของ NECTEC นั้นมีด้วยกันหลายแห่ง ดังนั้น ในการส่งจดหมาย เอกสาร ข่าวสาร ประชาสัมพันธ์ การประชุม ค่อนข้างจะเป็นไปได้ช้า ด้วยปัญหาดังกล่าวทางศูนย์เทคโนโลยี จึงได้นำเอา software Lotus Notes เข้ามาช่วยในการจัดการเรื่องดังกล่าว ผลที่ได้รับ คือ ทำให้ NECTEC สามารถดำเนินงานด้วยความรวดเร็ว การส่งเอกสารต่างๆ สามารถที่จะทำการติดตามไปได้ว่า อยู่ที่ใด ขั้นตอนนี้ใครกำลังดำเนินการอยู่ การใช้บริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) ก็ช่วยให้ทางเนคเทคลดจำนวนกระดาษในแต่ละวันลงไปได้มาก ทำให้ลดปริมาณขยะลงไปได้มาก ดังนั้น การพิจารณานำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศ มาประยุกต์ใช้กับงานระบบเอกสาร นับเป็นสิ่งจำเป็นเป็นอย่างยิ่ง เพราะนอกจากจะสามารถแก้ไขปัญหา เรื่อวเอกสารล่าช้า สูญหายแล้ว ยังช่วยให้การจัดเก็บควบคุมดูแลให้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น การติดต่อสื่อสารภายในองค์กรสะดวก
Reference :
|
