LOTUS NOTES

        ปัจจัยของ Software สำหรับ group คือ การจัดการและการแบ่งส่วนของความรู้ ทำให้เกิดผลมาก นี่ คือความคิดที่เป็นแก่นของ software ทั้งหมดภายในขอบเขตของ GroupWare ความแตกต่างผลผลิตของ software จัดหาลักษณะและหน้าที่ ที่จะสนับสนุน

        การจัดการ การแบ่งส่วน หรือ การเผลแพร่ของ information บาง Packet อาจจะเป็นตัวควบคุมเท่านั้น ใน 1 แบบของงาน เช่น จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (e-mail) และอื่นๆ

        Lotus มีการพัฒนารูปแบบของ GroupWare โดย lotus Notes ได้ให้ 3 พื้นที่ ของเทคโนโลยี คือ

	การสื่อสาร (Communication) จะรวมถึง e-mail ด้วย
	ผู้ร่วมงาน (Collaboration) รวมไปถึงเทคโนโลยี ซึ่งสามารถที่จะใช้ information      ร่วมกันเพื่อการประชุมได้
	ผู้ประสานงาน (Coordination)

        บางครั้ง Coordination ก็ถูกเรียกว่าเป็น workflow ได้เช่นกัน

      รูปแบบแรกของ Group communication คือ electronic mail บางครั้งแรกว่า e-mail ผู้ส่งสามารถส่งข้อความในรูปแบบ electronic ได้ ระบบจะส่งข้อความไปยัง จุดหมายปลายทางได้

        ในฐานะที่เป็นผู้ใช้ คุณไม่ต้องสนใจว่าจะส่งอย่างไร ระยะทางไกลเท่าไร ซึ่งระบบจะดำเนินการได้เอง

        E-mail จะดีกว่าจดหมายที่เป็นกระดาษ เหตุผลหลักก็คือ มันสามารถไปถึง จุดหมายปลายทาง ภายในเสี้ยววินาที ดังนั้น คุณสามารถส่ง e-mail ถึงบางคน ในสำนักงาน ผ่านทางถนน หรือ รอบโลกด้วยความสะดวกสบาย

        E-mail มีคุณสมบัติเฉพาะตัว เมื่อคุณเตรียมข้อความของคุณ ถึงบุคคลที่คุณต้องการได้ ผู้รับก็จะรับข้อความนั้นได้ แน่ทีเดียว คุณสามารถเพิ่ม carbon-copy (cc) โดยส่งไปหาบุคคลอื่นๆได้ครั้งละหลายๆ คน

Collaboration: Shared Information

        ผู้ร่วมงานต้องใช้ข่าวสารร่วมกัน เทคโนโลยีนี้เป็นความแตกต่างจาก E-mail ผู้ร่วมงานสามารถใช้ข่าวสารร่วมกัน และสามารถใช้ workspace ที่ซึ่งข่าวสารสามารถ ถูกสร้าง และใช้โดยสมาชิกทั้งหมดของเฉพาะกลุ่ม ถ้าคุณมี account หนึ่งของ online service เช่น CompuServe, American Online หรือ Prodigy คุณอาจจะคุ้นเคยกับ การประชุมโต้เถียงกัน

Coordination: Workflow Automation

        ระบบเอกสาร (Workflow) เป็นฐานข้อมูลตัวหนึ่งที่พัฒนาขึ้นมา เพื่อจัดการ เกี่ยวกับระบบเอกสาร ซึ่งรวมถึงการจัดส่งเอกสาร ติดตามเอกสาร จัดเก็บ และค้นหาเอกสาร เราสามารถใช้ฐานข้อมูล ระบบเอกสาร ในการส่งเอกสาร ไปยังผู้รับได้อย่างรวดเร็ว และถูกต้อง และที่สำคัญ สามารถติดตามได้ว่า ขณะนี้ เอกสารอยู่ที่ใคร ไปถึงผู้รับจริงหรือไม่ มีการส่งต่อ และมีการดำเนินงาน กับเอกสารอย่างไร สามารถค้นหา และการจัดเก็บเอกสารได้อย่างสะดวกรวดเร็ว โดยจะทำการค้นหาจากเอกสาร ที่มีอยู่ทั้งหมด

การสร้างและส่งเอกสาร

        โดยส่วนใหญ่เรามักใช้ MS-Word ในการสร้างเอกสาร และพิมพ์ออกมา ในรูปของกระดาษแล้ว จึงทำการจัดส่งเอกสารไปตามระบบ แต่การส่งเอกสาร โดยใช้โปรแกรม Lotus Notes นั้นไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารออกมาในรูปของ กระดาษ เราสามารถนำไฟล์เอกสารที่สร้างส่งไปให้ผู้รับได ้อย่างรวดเร็ว

การค้นหาเอกสาร

        การค้นหาเอกสารเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและต้องใช้เวลา เช่น เมื่อต้องการเอกสาร ที่เกี่ยวกับปัญหา Y2K ก็จะต้องไปทำการสืบค้นหาเอกสาร ที่มีอยู่ทั้งหมด เป็นจำนวนมาก ทำให้ต้องเสียเวลาและยุ่งยาก โปรแกรม Lotus Note ได้สะดวกรวดเร็ว และสามารถค้นหา เอกสารได้ในหลายลักษณะด้วยกัน เช่น ค้นหาตามชื่อเรื่อง เช่น ต้องการค้นหาเอกสารที่เกี่ยวกับปัญหา Y2K ค้นหาตามเลขที่เอกสาร เช่น ต้องการ ค้นหาเอกสารที่มีเลขที่ ทม 0806/280  ค้นหาตามชื่อผู้ส่ง หรือหน่วยงานที่ ส่งเอกสารมาให้ เช่น ต้องการค้นหาเอกสาร ที่ส่งมาจากกองการเจ้าหน้าที่ เป็นต้น

การติดตามเอกสาร

        การส่งเอกสารโดยใช้โปรแกรม Lotus Note ผู้ส่งเอกสารสามารถที่จะติดตาม ได้ว่าขณะนี้เอกสารอยู่ที่ใครและมีการส่งต่อเอกสารเป็นอย่างไร

การเปิดเอกสารเพื่อดำเนินการ

        เอกสารทุกชนิดที่ส่งมาถึงคุณ ไม่ว่าจะสร้างโดยวิธีใดก็ตาม จะถูกเก็บไว้ใน mail-box กล่องรับจดหมายส่วนตัว (ฐานข้อมูลจดหมาย) ดังนั้น ทุกๆ วัน ควรเปิดกล่องรับจดหมาย เพื่อดูว่ามีเอกสารใดอยู่บ้าง เมื่อคุณได้รับเอกสาร และเปิดอ่านดูรายละเอียดต่างๆ แล้ว คุณสามารถเลือกดำเนินการกับเอกสารได้ ดังต่อไปนี้

	อนุมัติ / รับทราบ ส่งเอกสารต่อไปยังผู้รับอื่น
	อนุมัติ / รับทราบ ส่งเอกสารกลับต่อเรื่อง
	ไม่อนุมัติ ส่งเอกสารกลับต่อเรื่อง